Privacyverklaring
Stadgenoot verwerkt persoonsgegevens. Hiermee bedoelen we: alle gegevens over een persoon en gegevens waarmee een persoon kan worden geïdentificeerd. Wij verwerken de persoonsgegevens op een zorgvuldige manier, want wij vinden uw privacy heel belangrijk. In deze privacyverklaring leggen wij u uit hoe en waarom wij deze gegevens verwerken. Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 7 juli 2023.
Van wie verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens van alle personen met wie wij een huurovereenkomst willen sluiten of waarmee wij dat al hebben gedaan. Wij verwerken ook persoonsgegevens van personen die geen huurder zijn van Stadgenoot, zoals huisbewaarders en andere bewoners, personen met wie wij een bruikleenovereenkomst hebben afgesloten, huisgenoten, kopers of mensen die contact met ons opnemen. Ook verwerken wij persoonsgegevens van bestuurders, gevolmachtigden of contactpersonen van onze zakelijke relaties.
In sommige gevallen verwerken we ook gegevens van derden. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer wij cameratoezicht hebben ingezet.
Welke gegevens verzamelen wij?
Wij verzamelen de volgende gegevens:
voor- en achternaam
geslacht
adres
geboortedatum en -plaats
e-mailadres
BSN-nummer
nummer legitimatiebewijs
medische gegevens in het geval van een toewijzing op medische gronden
burgerlijke staat
betalingsgegevens en rekeningnummer
jaarinkomen/huishoudinkomen
gezinssamenstelling
studentnummer
woningNet-registratienummer
beelden (inzet cameratoezicht)
Cameratoezicht
Op sommige locaties maken wij gebruik van cameratoezicht. Dit doen wij om onze eigendommen te beschermen, criminaliteit, vandalisme, schade en vervuiling te voorkomen, de opsporing en vervolging van strafbare feiten te bevorderen en om het veiligheidsgevoel van huurders, medewerkers en derden te bevorderen.
Wij zullen het toezicht alleen inzetten als onderdeel van andere maatregelen, en wanneer er geen andere mogelijkheid is om deze doelen te bereiken. Bovendien zijn de camera’s zo geplaatst dat er geen beelden worden gemaakt in woningen. Voordat wij cameratoezicht inzetten, zullen wij eerst een privacy-onderzoek doen, om te onderzoeken of het cameratoezicht echt noodzakelijk en gerechtvaardigd is.
Hoe komen we aan deze gegevens?
De gegevens die wij verwerken hebben wij van u ontvangen, of – in het geval van beeldmateriaal – verkregen door middel van cameratoezicht. Tot slot ontvangen wij persoonsgegevens van de gemeente Amsterdam, wanneer zij in het kader van schuldhulpverlening de huur namens de huurder betalen.
Waar gebruiken wij uw persoonsgegevens voor?
In de meeste gevallen hebben wij de gegevens nodig om de huurovereenkomst te kunnen uitvoeren. Dit is het geval bij het opmaken van het huurcontract, het innen van de huur, het uitvoeren van reparatieverzoeken en om contact met u te kunnen opnemen. Het gaat hier bijvoorbeeld om uw naam, (e-mail)adres, gezinssamenstelling, telefoonnummer en bankrekeningnummer.
Ook is het mogelijk dat wij gegevens verwerken om aan een wettelijke plicht te kunnen voldoen, bijvoorbeeld in het kader van belastingen. Tot slot gebruiken wij persoonsgegevens voor interne en externe analyses. Dit doen wij om onze dienstverlening te kunnen verbeteren, bijvoorbeeld door het laten uitvoeren van een klanttevredenheidsonderzoek.
Beveiliging
Wij nemen alle passende noodzakelijke technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen. Zo zijn onze computersystemen van firewalls voorzien en passen wij autorisatiebeheer voor informatietoegang toe. Ook hebben wij een strikt toegangsbeleid voor al onze panden. Daarnaast hebben wij de systemen zo georganiseerd dat zo min mogelijk mensen toegang hebben tot de gegevens. Dit zijn dus alleen personen die de toegang nodig hebben om hun werk te kunnen doen. Zij zijn allen contractueel verplicht tot geheimhouding.
Delen met anderen
Wij delen de gegevens alleen met anderen als wij hier een wettelijke basis voor hebben. Dit is bijvoorbeeld het geval bij het uitvoeren van de verplichtingen uit de huurovereenkomst, waarbij wij onderhoudsbedrijven inschakelen, of wanneer wij een woning aan u verkopen. Ook kan het zijn dat Stadgenoot een gerechtvaardigd belang heeft, bijvoorbeeld voor het laten doen van marktonderzoek door een onderzoeksbureau. Daarnaast zijn wij in bepaalde gevallen wettelijk verplicht om gegevens te delen, bijvoorbeeld met de Belastingdienst, politie, justitie en de gemeente.
Wanneer wij de gegevens aan anderen verstrekken, zorgen wij ervoor dat uw privacy goed beschermd blijft. Dit doen wij bijvoorbeeld door contracten te sluiten met deze derden, waarbij wij goede afspraken maken over bijvoorbeeld de beveiliging van uw gegevens. Daarbij spreken we af dat zij de gegevens niet voor eigen gebruik mogen inzetten.
Stadgenoot verwerkt de gegevens waar mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte. Wanneer dit echt niet mogelijk is, zorgen we ervoor dat er voor de internationale doorgifte passende maatregelen worden getroffen, zodat de gegevens adequaat worden beschermd.
Bewaartermijnen
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Dit houdt in dat uw persoonsgegevens worden vernietigd wanneer de huur twee jaar is geëindigd, of nadat eventuele achterstanden zijn voldaan of procedures zijn afgerond. Op deze regel gelden drie uitzonderingen. De camerabeelden worden na 14 dagen vernietigd, tenzij bewaring nodig is, omdat een incident nog niet is afgehandeld. In dat geval worden de beelden direct na de afhandeling vernietigd. Ook de gegevens ten aanzien het verstrekken van huurtoeslagen en belastingen bewaren we langer, namelijk 5 jaar (bij huurtoeslag) en 7 jaar (in geval van belastingen). Wij zijn hier namelijk wettelijk toe verplicht.
Uw rechten
Iedereen van wie wij gegevens verwerken heeft het recht op:
inzage
verbetering
aanvulling
verwijdering
afscherming
verzet
In sommige gevallen is het niet mogelijk uw rechten uit te oefenen. Wij kunnen bijvoorbeeld geen gegevens wissen die noodzakelijk zijn om de huurovereenkomst te kunnen uitvoeren, of die wij vanwege een wettelijke verplichting verwerken. Ook kunnen wij geen (volledige) inzage geven in gegevens waarbij derden zijn betrokken. Wij zetten ons ervoor in om uw verzoeken binnen vier weken af te handelen.
Vragen en klachten
Heeft u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen? Of heeft u een klacht? Dan kunt u contact met ons opnemen door een e-mail te sturen of een brief te schrijven naar:
Stichting Stadgenoot Sarphatistraat 410 1018 GW Amsterdam privacy@stadgenoot.nl
